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以兵部为例，官署里安装了电话系统，尚书、侍郎、各司主官和贰官的办公室都安装了电话座机。
这些电话座机，都由电话线和“接线台”连接，使用的时候，把座机上的话筒拿起，然后用手摇座机侧面的摇把。
摇把连接的是座机内的手摇发电机，摇了几圈后发电机发电，接通电话线路，与电话系统的“中枢”——接线台连接。
在连接台值班的接线员会问打电话的人要连接哪个电话，然后按照要求为其连接到对应的电话线路中去。
每个办公室的电话分主机、分机，从接线台传来的信号会让主机的电铃响起来，这时，若分机所在的内间办公室里，当事人无法分身接电话，那么在外间守着主机的侍从就会接电话，告知电话另一头的打电话者“稍后再打”。
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